Tijdens de feestdagen vliegen de ‘out of office’ meldingen je om de oren. Eigenlijk dekt ‘Out Of Office’ allang de lading niet meer. Sommigen werken vaker thuis dan op kantoor, anderen werken soms hele periodes vanuit het buitenland. De eerste tip is om de OOO al 2 à 3 dagen van te voren aan te zetten. Vertel wanneer je terugkomt. Het voelt positiever om te lezen per wanneer je weer terug bent in plaats van tot wanneer je wegblijft. Bied een alternatief. Gebruik humor/ luchtigheid (gedoseerd) en gebruik je normale tone of voice. Momenteel vier ik vakantie. Vanaf 2 januari ben ik weer aan het werk. Mijn collega’s helpen je graag verder. Zit je al aan het kerstdiner of met één been in het vliegtuig? Als je er zelf niet helemaal uitkomt kun je tegenwoordig ook experimenteren met Chat GPT. Ik ga op vakantie en ik neem mee… Zonnecrème, zonnebril, bikini. En de laptop, de smartphone, de tablet? Wat doen we daarmee? Hoe bereikbaar ben ik tijdens de vakantie?
Werknemers hebben recht op vakantie en vakantie wil zeggen dat een werknemer niet moet werken. Moet ik dan bereikbaar zijn of niet? Tenzij anders gesteld in de arbeidsovereenkomst, hoeven werknemers tijdens hun vakantie niet beschikbaar te blijven. Check welke verwachtingen er zijn rond bereikbaarheid binnen het bedrijf. Vaak zijn er 'historische' veronderstellingen en dat maakt dat je toch nog werkt in de vakantie. Maak de afspraken over bereikbaarheid concreet. Zorg ervoor dat er richtlijnen zijn passend bij het bedrijf.
Digitale communicatiemiddelen zijn handig, leuk, snel en vooral niet meer weg te denken uit ons werk en dagelijks leven. Maar de verleiding tot afleiding van het hier en nu en soms zelfs een verslaving, is ook aanwezig. Er bestaat zelfs een term voor: FOMO (Fear Of Missing Out). De angst om iets te missen en dus altijd online willen zijn. De FOMO beperkt ons om helemaal in het hier-en-nu te leven. Ons brein heeft regelmatig rust nodig. Vaak gunnen we dat ons niet echt. Werk en privé zijn verweven, het nieuwe werken geeft flexibele werktijden en tegelijkertijd laten we het werk dan nooit echt los. Bij voorkeur ga je er 1 of 2 weken tussenuit en dan liefst ook digitaal. En als we dan bijna terug zijn van vakantie begint het getob vaak al. Toch die telefoontjes op te nemen en terug te bellen. Ook als het eigenlijk kan wachten tot je terug bent.
Maak duidelijke afspraken met je werk- én privé omgeving. Is er een back-up mogelijkheid voor dringende zaken? Via een collega of een centraal nummer? Heb je geen back-up? Beslis dan hoe je het tijdens een vakantie wilt regelen. Je hoeft niet alle vragen tijdens je vakantie te beantwoorden. Je hebt een 'time-out' echt wel nodig. Laat de 'ja-maar' even achterwege en bekijk gezond kritisch. Hoe bereikbaar moet je echt zijn? Geef mondeling aan je klanten, je contacten, je vrienden en familie door wanneer je wel of niet bereikbaar bent. Maak een out-of-office klaar met een korte en bondige authentieke boodschap. Wanneer ben je terug en weer bereikbaar. Zet er ook in waar ze terecht kunnen als het niet kan wachten tot je terug bent. Zet je out-of-office enkele dagen voordat je vertrekt al aan tot en met je eerste werkdag na de vakantie. Zo geef je jezelf ruimte voor vertrek en je eerste werkdag om 'bij te benen'.
Indien een select gezelschap je toch zou moeten kunnen bereiken, gebruik dan 'thuisblijvers info' van een verblijf. En plan geen meetings op een eerste werkdag na de vakantie. Zorg dat jouw keuze van bereikbaarheid ook duidelijk is als er mobiel wordt gebeld. Bouw een drempel in. Spreek bijvoorbeeld dit in: “Kan het niet wachten tot ik terug ben? Doe het dan ook niet. Je doet jezelf er geen plezier mee. En wees gerust, je omgeving heeft het snel door dat je toch antwoordt tijdens een vakantie. Een 'cold turkey' digitale detox op vakantie kan een bewuste keuze zijn. Toch is het niet voor iedereen weggelegd. Een gezond, bewust en matig gebruik van technologie is echt ook wel oké.
Het is natuurlijk fijn om de thuisblijvers af en toe info te kunnen doorsturen vanuit je vakantieoord. De technologie van de huidige smartphones laat toe om kwalitatief goede filmpjes en foto’s te maken. Kies bewust wanneer je foto’s wil posten. Moet het echt direct op het moment zelf? Of is het goed dat je enkele keren een selectie foto’s doorstuurt? Maak ook hier afspraken zodat het thuisfront weet dat als ze 2 dagen geen foto hebben gezien, dit niet betekent dat je vermist, ontvoerd of van de aardbol bent verdwenen. Je hoeft dan ook niet continu met je smartphone in de aanslag rond te dwalen in je vakantieoord. Geniet, doe indrukken op, gebruik al je zintuigen. Weet dat vijftig procent wellicht niet meer relevant is, omdat het al is opgelost of sowieso puur informatief was.
Doe jouw ronde, face-to-face of telefonisch. Het is bijna weer zo ver. De vakantieperiode komt al voorzichtig om de hoek kijken. Een periode waar veel mensen met smart op zitten te wachten. Misschien zit je al zo lekker in de vakantiemodus, dat je je werk de laatste dagen voor je vakantie steeds meer laat liggen. Daar denk je tijdens je vakantie natuurlijk niet meer bij na, totdat je na je (welverdiende) vakantie weer aan het werk gaat… oeps. Wat een grote stapel werk! Hoe fijn zou het dan zijn om je werk uit te stellen. Al is het maar voor heel eventjes. Geef jezelf wat extra tijd na je vakantie door het automatische antwoord nog iets langer aan te laten staan. Begin je bijvoorbeeld weer op maandag met werken? Stel het automatische antwoord dan zo in dat het lijkt alsof je op woensdag weer aan het werk gaat.
Voordat je op vakantie gaat kan het handig zijn om een to-do lijstje te maken voor jou en je collega’s. Niet alle taken die jij doet zullen zij kunnen overnemen, maar ze kunnen je hierin wel ondersteunen. Bonus: je hebt gelijk inzichtelijk wat de lopende projecten zijn. Zo creëer je overzicht waar je prioriteit zou moeten liggen. Waarschijnlijk zakt de moed je dan al direct in de schoenen. Geen zorgen! Dat werkt natuurlijk super motiverend. Hetzelfde geldt voor de ongeopende post. Sorteer de binnengekomen post en maak hier verschillende stapels van. Doe je meestal niks met reclamefolders? Gooi ze dan direct weg. Het is extra handig als je alle enveloppen vast openmaakt en deze direct weggooit. Je kan dan direct zien waar je post betrekking op heeft. Spreek een tijd met jezelf af, zodat je iets hebt om naar toe te werken.
Niet al het werk hoeft op je eerste dag terug al klaar te zijn. Beloon jezelf na een aantal uren werken. Lees bijvoorbeeld een hoofdstuk uit je favoriete boek of maak een kleine wandeling. Zo voorkom je dat je bij een vergadering wordt verwacht terwijl je eigenlijk ook bij een andere afspraak wordt verwacht op hetzelfde moment. Naast dat het waarschijnlijk leuk is om te horen wat voor nieuwtjes je allemaal hebt gemist, kan het ook nuttige informatie zijn. Zorg ervoor dat je een lege werkplek hebt aan het einde van de dag. Zo kan je de dag echt goed afsluiten en loslaten. Wanneer je na je vakantie weer aan het werk gaat, begin je dus ook met een opgeruimde werkplek. Heerlijk! Deze tip geldt voor zowel vlak voor als na je vakantie. Is het geen belangrijke vergadering? Overleg dan met je collega’s of je hem voor een keertje kan overslaan. Zo heb jij extra tijd om je achterstand weg te werken. Die laatste paar dagen van je vakantie, voordat je weer aan het werk gaat, ben je ongetwijfeld al bezig met die stapels werk die op je liggen te wachten. Probeer dit pas echt op te pakken wanneer je weer aan het werk bent. Probeer dus écht van je vakantie te genieten.
tags: #afwezigheid #tijdens #reizen #werk #email